(0)

Коли кожна хвилина – на вагу золота! Кейс перенесення в хмару облікової системи ювелірної компанії з 20+ співробітників

Одне з найчастіших питань, з яким клієнти звертаються у СОФТКОМ – «у нас висить облікова програма, що робити?».

Сьогодні ми розглянемо такий випадок на прикладі кейсу нашого клієнта та розповімо, як фахівці СОФТКОМ:

Забезпечили швидкодію бази BAS для 20+ співробітників, роботу складу для оперативного відвантаження товарів клієнтам (надсилання замовлень через сервіси доставки Нової пошти та Укрпошти)
Налаштували синхронізацію бази BAS з маркетплейсами (PROM.UA та ROZETKA), а також Новою поштою

Клієнт

Компанія займається продажем ювелірних виробів. Спочатку штат складався з 3-х осіб і для стабільної роботи було достатньо невеликого фізичного сервера. Згодом кількість співробітників почала зростати та з'явилися складнощі у роботі облікової програми. На додаток до цього, у компанії виникли нові – синхронізація облікової системи з маркетплейсами та зі складом.

Оскільки питання було пов'язане з обліковою програмою, клієнт вирішив звернутися за допомогою до фахівців з облікових рішень. Була обрана компанія СОФТКОМ, як компанія №1 на ринку Автоматизації.

У процесі діагностики було виявлено, що питання не так у площині роботи BAS, як у можливостях самої ІТ системи. Тому для допомоги клієнту було задіяно спеціалістів двох напрямків СОФТКОМ: автоматизації бізнесу та IT.

Формалізація потреб

Швидкодія бази BAS стоялa для клієнта на першому місці. Також було важливо, щоб усі замовлені на маркетплейсах товари миттєво потрапляли до облікової системи для обробки. При цьому особливу увагу необхідно було приділити синхронізації зі складом (щоб товари, яких немає в наявності/немає достатньої кількості, було неможливо замовити).

Як результат, перед фахівцями СОФТКОМ були поставлені такі завдання:

Забезпечити швидкодію бази BAS
Забезпечити продуктивність та доступність системи для 20+ співробітників (менеджерів з продажу, бухгалтерії, складу)
Синхронізація бази BAS з маркетплейсами (PROM.UA та ROZETKA), Новою поштою
Максимально прискорити роботу сервісів облікової програми
Організувати можливість віддаленої роботи корпоративним месенджером Telegram співробітниками
Організувати можливість резервного копіювання зі швидким відновленням усіх сервісів компанії на резервній локації

Реалізація проекту

Виконання проекту можна поділити на кілька основних пунктів:

Аналіз потреб клієнта та обговорення всіх деталей майбутнього проекту.

Перед початком проекту ми провели консалтинг, щоб визначити реальні потреби клієнта (провели анкетування для вивчення наявної IT-інфраструктури, специфіки роботи замовника, обговорили із замовником його побажання). Тільки після детального аналізу ми змогли запропонувати клієнту саме те, що закриватиме його потреби.

Надання варіантів вирішення завдань клієнта.

Насамперед клієнту необхідно було збільшити потужність сервера. Це можна зробити декількома способами: придбати більш підходящий фізичний сервер, орендувати фізичний сервер, орендувати хмарний сервер. Фахівці СОФТКОМ проаналізували кожен із варіантів і дійшли висновку, що хмарний сервер стане найкращим рішенням для клієнта. Основними критеріями на користь хмари були вартість, надійність та легка масштабованість (клієнту була важлива можливість швидкого додавання/видалення ресурсів, коли це потрібно).

Тестування запропонованих варіантів клієнтом.

Клієнт ухвалив рішення на користь хмарного сервера. Йому було надано можливість протестувати три варіанти провайдерів хмарних технологій.

В результаті тестування клієнт зміг на практиці оцінити переваги роботи у хмарі та зупинив свій вибір на одному із запропонованих провайдерів.

Налаштування віртуального середовища та перенесення у хмару (розглянемо цей пункт докладніше трохи нижче).
Налаштування резервного копіювання із можливістю швидкої міграції на резервну локацію хмарного провайдера.

Як результат, для налаштування та перенесення баз у хмару фахівцями СОФТКОМ було зроблено:

Підібрано апаратну інфраструктуру.
Розмічено віртуальну структуру.
Створено необхідну кількість користувачів.
Перенесено бази даних.
Налаштовані користувачі.
Налаштовано параметри безпеки.
Налаштовано резервні копіювання.
Підключено користувачів до сервера для роботи.
Налаштовано сервіс друку з хмари.
Налагоджено роботу системи для РРО (взаємодія з підрядником).
Проведено технічні роботи з підрядниками маркетплейсів – PROM.UA та ROZETKA, а також Новою поштою.
Налаштування резервного копіювання на віддалену локацію.

Важливі аспекти проекту, терміни та вартість

Проект було виконано за 4 дні. Окремо відзначимо кілька важливих етапів:

Перенесення бази даних у хмару.

Перенесення робили вночі, не в бізнес-тайм клієнта (щоб не було простою у його роботі).

Підключення користувачів.

Оскільки необхідно було підключити понад 20 співробітників, з клієнтом було погоджено пріоритет підключення користувачів. Першими були підключені співробітники відділу продажу, потім бухгалтерії та складу.

Віртуальну машину розгорнули у такій конфігурації:

12 ядер
24 ГБ оперативної пам'яті
500 ГБ диска

Надалі, якщо потреби клієнта зміняться, конфігурацію можна буде змінити як у більшу, так і в меншу сторону.

Вартість рішення

Оренда віртуальної машини описаної вище конфігурації для 20+ співробітників становила 345 дол./міс. (у гривнях за курсом НБУ на перше число поточного місяця). У вартість вже включено резервні копіювання.

Результат

Завдяки переходу в хмару клієнт отримав:

Швидкодію бази BAS та синхронізацію з маркетплейсами (PROM.UA та ROZETKA), Новою поштою.
Безперебійну роботу для 20+ співробітників із будь-якої точки світу.
Безпечне та захищене зберігання бази BAS та інших робочих даних.
Організоване створення та зберігання резервних копій у хмарі, можливість швидко відновити необхідні файли.
Швидке та легке масштабування у майбутньому, якщо потреби зростуть/скоротяться.

Потрібна допомога з переходом у хмару чи інша IT-підтримка?

Звертайтесь: 044 581 59 00