Як заощадити 15 тис. грн/міс. завдяки відмові від старих методів роботи

Клієнт

Юридична компанія, що надає повний спектр юридичних послуг з 2003 року.

Складається з 18 співробітників, які щоденно працюють над судовими справами своїх клієнтів.

На першому місці для них – конфіденційність даних та зручна робота з документами.

Потреба

Основною причиною звернення до IT-фахівців компанії СОФТКОМ була організація надійного сховища робочих документів. Власний фізичний сервер їх не влаштовував. Також для співробітників замовника (адвокатів та юристів) важливо було мати доступ 24/7 до даних з усіх своїх робочих пристроїв та швидко обмінюватись інформацією з колегами, відкривати інформацію на судових засіданнях чи на зустрічі з клієнтами.

При цьому, для замовника було принциповим питання зручності роботи своїх співробітників. Було важливо, щоб адвокати та юристи могли працювати так, як вони звикли (з тими ж програмами, зі звичним способом доступу до даних).

Вибір підрядника

Клієнт з 2021 року співпрацював з компанією СОФТКОМ за двома напрямками: Автоматизації бізнесу та IT. Оскільки досвід співпраці був позитивним протягом усього часу, коли виникла нова потреба, клієнт звернувся до компанії СОФТКОМ.

Як результат, перед спеціалістами СОФТКОМ були поставлені такі задачі:

• надійне сховище для документів на території України;
• захищеність від несанкціонованого доступу до даних;
• можливість працювати і редагувати документи спільно з колегами;
• можливість централізовано керувати доступом до даних для структурних підрозділів, робочих команд, окремих співробітників.

500 Гб даних (3000+ документів)

Час перенесення даних – вихідні дні

Реалізація проекту

Виконання проекту можна розділити на кілька основних пунктів:

Аналіз потреб замовника, підбір рішення та обговорення усіх деталей майбутнього проекту.

Проаналізувавши усі потреби клієнта, фахівці СОФТКОМ зупинилися на одному рішенні – віддаленому сховищі на хмарному сервері з підключенням до нього через VPN з використанням сертифікату та парольним захистом до загальних файлів (так звана, класична модель доступу та роботи з файлами і даними). Питання зручності користувачів було принциповим, тому було обране це рішення. Адже юристи та адвокати звикли до схожої роботи з документами. Рішення було прийняте замовником.

Вибір провайдера та внесення змін в проект.

Наступним етапом був вибір хмарного сервера. СОФТКОМ запропонував 3 варіанти провайдерів, які мали дата-центри в України. Після тестування кожного з варіантів замовник обрав один.

Фахівці СОФТКОМ розпочали роботу із переносу даних у хмару і майже завершили проект, але в Україні розпочалися воєнні дії. Клієнт звернувся із новими запитами:

• сховище для документів на території ЄС;
• дешевше рішення, ніж вже наявне.

IT-спеціалісти знову взялися до роботи. Були вивчені варіанти хмарних серверів з дата-центрами закордоном, проаналізовані різні можливості для економії грошей клієнта. В результаті було знайдено рішення, яке найкраще відповідало новим запитам:

Фахівці СОФТКОМ прорахували, що впровадження рішення мало принести клієнту до 30% економії на місяць. Також використання Microsoft 365 та SharePoint Online надало б додаткові переваги співробітникам замовника у вигляді мобільності роботи з документами та швидкості доступу до них (звична модель доступу займала більше часу, адже включала роботу через VPN, обмін інформацією між файловим сервером та локальним комп’ютером).

Цього було достатньо, щоб замовник зробив свій вибір на користь Microsoft 365 та SharePoint Online.

Налаштування Microsoft 365 та SharePoint Online.

Спеціалістами СОФТКОМ були проведені такі роботи:

Важливі аспекти проекту, терміни та вартість

Міграція проводилася у неробочий для замовника час – з вечора п’ятниці до ранку понеділка. Завдяки цьому процес був невідчутним для співробітників замовника і у понеділок вони могли працювати зі своїми документами (які вже знаходилися у новому сховищі). Найбільша складність полягала у кількості файлів.

Обсяг перенесених даних – 500 Гб (3000+ текстових файлів).

Кількість задіяних фахівців СОФТКОМ – 4.

Вартість рішення для замовника:

У клієнта вже були ліцензії Microsoft 365, тому впровадження Microsoft 365 та SharePoint Online коштувало замовнику: 3928 грн для кожного користувача.  

Економія 15 тис.грн/міс.

Скорочення часу доступу до даних у 2 рази

Результат проекту

Завдяки впровадженню проекту клієнт отримав:

1. Надійне та безпечне сховище на території ЄС з гарантією збереження даних від ЄС.
2. Захищений доступ до інформації з будь якої точки світу та з будь-якого пристрою.
3. Економію близько 15 тис. грн в місяць завдяки відмові від звичної класичної моделі доступу та роботи з файлами.
4. У 2 рази швидший доступ до своїх даних з можливістю працювати як онлайн, так і офлайн (з автоматичною синхронізацією при появі мережі).
5. Можливість працювати і редагувати документи спільно з колегами.
6. Можливість надання публічного доступу до окремих даних клієнтам для ознайомлення та редагування (не потрібно завантажувати кудись, чи відправляти поштою), достатньо дати посилання на файл та надати доступ клієнту (при цьому клієнт може вносити правки).

Потрібна допомога із підбором рішення та перенесенням у безпечне сховище ваших даних,
чи інша IT-підтримка?

Звертайтеся:
(044) 581-59-00
(067) 513-79-89

Замовити дзвінок фахівця