Кейс впровадження Microsoft SharePoint для центру сертифікації агрокультур

Потреба

Особливістю бізнесу компанії-замовника є робота з великою кількістю документів та необхідністю їх зберігання протягом 5 років. Після тривалого часу діяльності перед Центром постала нагальна потреба надійного та зручного сховища для численних файлів, з можливість працювати з документами онлайн та офлайн, а також необхідністю надання специфічних прав доступу окремим користувачам.

Вибір підрядника

Співпраця з клієнтом розпочалася в 2017 року з супроводу двох облікових рішень «BAS Бухгалтерія» та «BAS Зарплата і управління персоналом», а з 2019-го Центр став партнером за напрямком ІТ також – СОФТКОМ допоміг відновити резервні копії даних після вірусної атаки. Тому з появою нової потреби клієнт звернувся в СОФТКОМ.

Перед ІТ-фахівцями були поставлені такі задачі:

• знайти надійне сховище для даних, що легко масштабується;
• перенести на нього всі документи клієнта;
• розподілити між співробітниками права доступу до файлів та папок.

Реалізація проєкту

Проєкт було виконано співробітниками СОФТКОМ в 2 етапи.

Після оцінки задач клієнта та можливих варіантів їх вирішення фахівці СОФТКОМ надали пропозицію впровадити в роботу рішення – Microsoft SharePoint. Аргументуючи це тим, що SharePoint:

• дозволяє зберігає документи в хмарі на надійних Дата-Центрах такого ІТ-гіганта, як Майкрософт;
• надає можливість працювали з документами в онлайн та офлайн-режимах;
• є оптимальним за співвідношенням ціна-якість та відповідає бюджету Центра сертифікації.

Клієнт погодився із запропонованим варіантом й ІТ-спеціалісти СОФТКОМ перейшли до практичної площини реалізації проєкту.

На даному етапі фахівці СОФТКОМ:

• проаналізували загальний розмір та тип файлів – 400Гб, а саме 2500+ документів текстового та pdf-формату;
• розробили матрицю доступів до конкретних файлів та папок;
• узгодили із замовником структуру сховища, щоб користувачі могли легко знайти необхідні матеріали;
• створили облікові записи для співробітників Центра;
• завантажили документи компанії на Microsoft SharePoint;
• налаштували права доступу до даних для кожного користувача;
• організували синхронізацію хмарного сховища Microsoft SharePoint з локальними комп’ютерами користувачів;
• налаштували політику синхронізації даних в залежності від їх важливості.

Враховуючи постійне збільшення кількості документів та досвід зіткнення з вірусною атакою в минулому, перед клієнтом додатково постало питання подальшого обслуговування ІТ-інфрастуктури досвідченим системним адміністратором. Замовник розглядав декілька варіантів:

• a) розширити власний штат ІТ-фахівцем;
• b) замовляти разові роботу в СОФТКОМ щойно виникне потреба;
• c) оформити абонентське обслуговування (АО) в СОФТКОМ, яке передбачає комплексну підтримку ІТ-інфрастуктури. Протягом абонентського обслуговування за клієнтом закріпляються персональний інженер та менеджер. Завданням інженера є забезпечення неперервності бізнесу клієнта, зменшення кількості збоїв, підвищення ефективності використання ІТ. Персональний менеджер стежить за якістю наданих послуг.

В порівнянні з іншими варіантами АО від СОФТКОМ дозволяло суттєво заощадити на вартості робіт, гарантувало високу кваліфікацію та взаємозамінність фахівців (наприклад, якщо спеціаліст захворіє чи піде у відпустку, не буде простоїв). Після ретельних роздумів клієнт підписав договір абонентського обслуговування. Співпраця триває і досі.

Проєкт було реалізовано протягом 10 днів:

• аналіз даних – 2 дні;
• створення облікових записів користувачів – 1 день;
• налаштування прав доступу – 1 день;
• підготовка до міграції даних в хмару – 2 дні;
• міграція даних на Microsoft SharePoint – 3 дні;
• підключення користувачів – 1 день.

Кількість задіяних фахівців СОФТКОМ – 1.

Вартість впровадження Microsoft SharePoint склала 400 грн за кожного користувача.

Під час проєкту фахівці СОФТКОМ стикнулися з нюансом – для забезпечення можливості працювати з документами в офлайн-режимі у частини співробітників було недостатньо пам’яті на диску їх локальних ПК. Проте спеціалісти СОФТКОМ допомогли підібрати та замінити їх на нові, більші за обсягом.

Результат проєкту

Завдяки реалізованому проєкту клієнт отримав:

• надійне сховище для документів, яке відповідає міжнародним стандартам безпеки та забезпечує захист від вилучення, фізичного знищення, вірусів, фішингу тощо;
• вдвічі швидший обмін документами в порівнянні з відправкою через e-mail;
• гнучке управління доступом до окремих файлів для співробітників Центру сертифікації та замовників компанії;
• доступ до документів 24/7 з будь-якого пристрою;
• можливість спільної роботи з файлами в реальному часі;
• регулярне резервне копіювання та доступ до попередній версій документів, що унеможливлює втрату інформації;
• можливість працювати як онлайн, так і офлайн (з автоматичною синхронізацією після появи доступу до інтернет);
• персонального менеджера та сервіс-інженера СОФТКОМ для якісної та надійної абонентської підтримки ІТ-інфраструктури.